Microsoft Excel-এ External Data Source থেকে ডেটা ইম্পোর্ট করার মাধ্যমে আপনি বিভিন্ন ফাইল ফরম্যাট এবং ডাটাবেস থেকে তথ্য সহজেই Excel-এ আনতে পারেন। এটি CSV, Access Database, এবং SQL Database-এর মতো বিভিন্ন সোর্স থেকে ডেটা একত্রিত করতে ব্যবহৃত হয়। এই প্রক্রিয়া আপনার ডেটার বিশ্লেষণ এবং রিপোর্টিং কার্যক্রমকে আরও সহজ এবং কার্যকরী করে তোলে।

1. CSV (Comma Separated Values) ফাইল থেকে Data Import করা

CSV ফাইলগুলি সাধারণত স্প্রেডশীট বা ডাটাবেসের বাইরের ডেটা সংরক্ষণের জন্য ব্যবহৃত হয়। Excel এ CSV ফাইল ইম্পোর্ট করলে প্রতিটি কোলামের ডেটা সঠিকভাবে Excel শিটে স্থাপন করা হয়।

CSV ফাইল থেকে ডেটা ইম্পোর্ট করার ধাপ:

1. Data Tab-এ যান: Excel-এ Data ট্যাবে যান।
2. Get Data অপশন নির্বাচন করুন: Get & Transform Data গ্রুপে Get Data নির্বাচন করুন, তারপর From File > From Text/CSV নির্বাচন করুন।
3. CSV ফাইল নির্বাচন করুন: যে CSV ফাইলটি আপনি ইম্পোর্ট করতে চান তা সিলেক্ট করুন।
4. Preview and Load: ফাইলটি সিলেক্ট করার পর, Excel ফাইলের প্রিভিউ দেখাবে। আপনি যদি সন্তুষ্ট হন তবে Load বাটনে ক্লিক করুন। এতে CSV ফাইলের ডেটা Excel শীটে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আসবে।
5. Data Format Check: যদি প্রয়োজন হয় তবে Text to Columns টুল ব্যবহার করে ডেটা ফরম্যাট চেক করুন এবং প্রয়োজনমতো সাজান।

2. Access Database থেকে Data Import করা

Microsoft Access একটি ডাটাবেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (DBMS) যা queries, tables, এবং forms ধারণ করে। Excel-এ Access ডাটাবেসের ডেটা ইম্পোর্ট করলে আপনি কোনো নির্দিষ্ট table বা query থেকে ডেটা নিয়ে আসতে পারবেন।

Access Database থেকে ডেটা ইম্পোর্ট করার ধাপ:

1. Data Tab-এ যান: Data ট্যাব থেকে Get Data > From Database > From Microsoft Access Database নির্বাচন করুন।
2. Access ফাইল সিলেক্ট করুন: File Explorer থেকে Access ডাটাবেস ফাইল (.accdb বা .mdb) সিলেক্ট করুন।
3. Database Object নির্বাচন করুন: Access ডাটাবেস ফাইলটি খুললে আপনাকে ডাটাবেসের tables বা queries থেকে একটি নির্বাচন করতে হবে। আপনি যেটি ইম্পোর্ট করতে চান তা সিলেক্ট করুন।
4. Preview and Load: ফাইলটি সিলেক্ট করার পর, ডেটার প্রিভিউ দেখাবে। Load বাটনে ক্লিক করলে ডেটা Excel-এ ইনপুট হয়ে যাবে।
5. Data Transformation (Optional): যদি প্রয়োজন হয়, তবে Power Query Editor থেকে ডেটা ট্রান্সফর্ম বা ক্লিন করতে পারেন।

3. SQL Database থেকে Data Import করা

SQL Database (যেমন Microsoft SQL Server, MySQL, বা PostgreSQL) থেকে ডেটা ইম্পোর্ট করা Excel ব্যবহারকারীদের জন্য অত্যন্ত শক্তিশালী বৈশিষ্ট্য। আপনি SQL Server বা অন্যান্য ডাটাবেসে সংযুক্ত হয়ে নির্দিষ্ট query বা table থেকে ডেটা Excel শীটে আনতে পারবেন।

SQL Database থেকে ডেটা ইম্পোর্ট করার ধাপ:

1. Data Tab-এ যান: Data ট্যাব থেকে Get Data > From Database > From SQL Server Database নির্বাচন করুন।
2. Server Information দিন: SQL Server-এর জন্য Server Name এবং Database Name প্রবেশ করুন।
3. Authentication: SQL Server এ লগইন করতে Windows Authentication বা SQL Server Authentication ব্যবহার করুন।
4. Query বা Table নির্বাচন করুন: লগইন করার পর, আপনি SQL Server Database-এর মধ্যে থাকা table, view বা query নির্বাচন করতে পারবেন। আপনি চাইলে একটি SQL query লিখেও ডেটা সিলেক্ট করতে পারেন।
5. Preview and Load: ডেটা নির্বাচনের পর, তার প্রিভিউ দেখাবে। যদি ঠিক থাকে, তাহলে Load বাটনে ক্লিক করুন।
6. Data Transformation (Optional): ডেটা লোড করার পর আপনি Power Query Editor ব্যবহার করে ডেটার ফরম্যাট পরিবর্তন বা ক্লিনিং করতে পারবেন।

4. Data Connection এবং Refresh

একটি External Data Connection তৈরি করার মাধ্যমে, আপনি আপনার Excel শীটে সংযুক্ত ডেটা রিফ্রেশ করতে পারেন, যাতে এটি সর্বশেষ আপডেটেড থাকে।

Data Connection সেটআপ:

1. Connection Setup: Excel ফাইলের মধ্যে Data Tab > Connections নির্বাচন করে, আপনি সমস্ত সংযুক্ত ডেটা উৎস দেখতে পারবেন।
2. Refresh Data: Data Tab > Refresh All অপশনে ক্লিক করে আপনি আপনার ডেটার আপডেটগুলি রিফ্রেশ করতে পারবেন।
3. Scheduled Refresh: আপনি চাইলে Power Query বা Data Model ব্যবহার করে ডেটা রিফ্রেশ করার জন্য একটি নির্দিষ্ট সময়সূচী সেট করতে পারেন।

5. Imported Data এর জন্য Query Editor ব্যবহার

Power Query Editor ব্যবহার করে আপনি ইম্পোর্ট করা ডেটা ট্রান্সফর্ম বা ক্লিন করতে পারেন। এটি ডেটা ফিল্টার, শুদ্ধীকরণ, এবং অন্যান্য প্রক্রিয়া সহজ করে তোলে।

Query Editor ব্যবহার:

1. Transform Data: Power Query Editor খুলতে Transform Data বাটনে ক্লিক করুন।
2. Data Transformation: এখানে আপনি ডেটার বিভিন্ন অংশ যেমন Remove Columns, Filter Rows, Change Data Types, Group Data, Merge Queries ইত্যাদি করতে পারবেন।
3. Apply Changes: সমস্ত পরিবর্তন করার পর Close & Load অপশন ক্লিক করুন এবং আপনার ডেটা Excel শীটে লোড হয়ে যাবে।

সারাংশ

External Data Source থেকে CSV, Access, এবং SQL ডেটা ইম্পোর্ট করার মাধ্যমে Excel-এ একটি শক্তিশালী এবং পেশাদার ডেটা বিশ্লেষণ পরিবেশ তৈরি করা সম্ভব। Power Query এবং Data Connections ব্যবহার করে আপনি ডেটাকে সহজে পরিচালনা, ট্রান্সফর্ম, এবং আপডেট করতে পারেন। এই প্রক্রিয়া Excel-এ বিশাল পরিমাণ ডেটা পরিচালনা এবং বিশ্লেষণ করার জন্য অত্যন্ত কার্যকরী।